您现在的位置: 首页» 理论学习» 行政

电话通知有学问

作者: 陈子锋 | 来源: 秘书工作 | 发布日期:2017-08-31 | 阅读次数:

  筹备会议时,电话通知各部门参会是办公室人员的一项常规工作。初当秘书时,我认为这个任务比较简单,只需原原本本传达会议通知,讲清时间、地点即可。但随着工作的开展,一个又一个问题接踵而至,我发现要做好这项看似简单的工作还真不容易。这里通过几个例子,跟大家交流一下自己的体会。

  事前:了解清楚很重要

  某次召开重大活动筹备会议,涉及卫生、安全、宣传等部门。当电话联系到某部门时,对方工作人员为准确通知到位,询问我本次活动需要其部门参与的具体事项有哪些。 我愣了一下,因为本次活动方案由某单位牵头制定,我手头并没有准备,只好让对方再与牵头单位联系。 这件事虽然顺利解决了,但给我敲了一个警钟:办公室工作不能有半点疏忽,会前通知更不能模棱两可、稀里糊涂,否则就会影响会议效果。从这以后,每次电话通知前,我都要认真阅读会议方案和会议材料,特别是重点任务、重点对象、注意事项等,了解清楚会议的每一个环节,在头脑中像放电影一样预演会议流程。正式电话通知前,我会在本子上罗列出会议关键词,比如“时间、地点、注意事项”等,确保了然于胸。

  事中:一个部门也不能少

  某次召开电视电话会议, 按要求设了分会场,与会部门达三十多个。会议按时开始后,有一个部门的主要负责同志却还没有签到。我赶紧联系其办公室人员,对方答复之前并没有收到会议通知。我这才回忆起来,昨天给他们打过电话,但没人接听,后来我外出办事,一忙就忘了再次打电话过去。 这次失误让我懊悔万分。 我认真总结了教训,思考怎样才能避免类似问题再次发生,并寻求一个稳妥的解决办法。于是,现在每次电话通知前,我都会在电脑上列出所有与会部门,然后按顺序一一通知,凡通知到位的部门都改成红色字体显示,凡未能接通的部门则仍用黑色字体,并在后面添加上电话号码,这样做一是方便回头看,对哪些部门还没通知到位一目了然;二是方便再次电话联系。这样把工作做细做实,才能确保不出差错。

  事外:不能仅仅是机械传达

  某次电话通知会议,接通电话后,对方热情地和我打招呼,准确地说出我的姓和职务。我愣了一下,因为我并不认识他,他解释看到这个座机号码就知道是我办公室的。我这才想起来,有几次打电话到这个部门,都是他接的,但我从没问过他是谁,往往是电话一通,就开始程序化地传达会议要求。这次尴尬引起我的反思:电话通知不仅仅是单向机械传达,也是办公室和部门之间的一次沟通与合作。于是,我开始留心每一次通话。针对接触部门较多的情况,我用一张表格详细记录下每个部门办公室接听电话人员的姓和性别,并努力记住他(她)的声音。这样,每当电话中传来对方的声音,我都能及时准确地与对方打招呼,电话通知变得不再冷冰冰,沟通更加和谐愉快。办公室工作无小事,哪怕是一件再简单的事,只要肯琢磨、爱动脑,总能发现新天地,开辟工作的新境界。就拿电话通知会议来说,虽然简单,但其中也有学问,只有认真对待、处处留心,才能确保工作到位。

   (作者单位:江苏海安县政府办公室)