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一份“消失”的文件

作者: ◎文/ 常 青 饶 芳 | 来源: 《秘书工作》2016年05期 | 发布日期:2016-08-28 | 阅读次数:

  案例回放

  从事过领导批示件办理工作的同志都知道一句话:“战战兢兢,如履薄冰。”我在省委办公厅文电处从事领导批示件办理工作将近10年,每年经手的文件有上万份,然而我工作中的第一个教训至今依然历历在目。也正是那一次,我对“战战兢兢,如履薄冰”这句话有了真切体会。

  我所在的省委办公厅文电处实行的是主副班的值班办理制度,这和很多地方党委办公厅办理文件的机制一样。主副班的分工大体是:主班负责登记、办理文件;副班负责复印、发送文件。文电处一位老同志形象地告诉我:“主班坐着费脑子,副班站着做动作,只有主副班很好配合,才能高效完成繁重的文电办理任务。”

  说起来,我们办理批示件的大致流程并不复杂。收到信件后,第一步是主班拆开信封、取出文件,第二步是主班阅读并登记文件,第三步是主班拟写办理意见并视情请示处领导,第四步是副班按照办理意见复印并发送文件。对于值班员而言,如此日复一日,看似机械单调、循环往复,但每一次又都是第一次,因为每个批件内容不同、指向各异。这就是文电办理的难点——既要把握普遍性,又要关注特殊性,而且大量机械重复的动作,容易使人产生松懈麻痹心理。往往就在这个时候,错误也会悄然而至,甚至是以意想不到的方式给人一个措手不及。

  我的第一次教训就是这样发生的。

  当时我已经值了一年多的主班,随着经手的文件越来越多,对工作越来越熟悉,刚值主班时的紧张感慢慢淡化,认为自己办理批示件驾轻就熟没问题了。那天轮到我值主班,我像往常一样收件、拆信封、登记、办理,一切都正常进行着,到了下午确实有些懈怠,一边办理文件,一边和同事开心地聊天,一天下来也没有遇到什么特殊情况。

  第二天交接班后,我像往常一样回到自己的办公室,边看材料边休息。突然,电话铃声急促地响了起来,处长让我尽快过去。放下电话,我不禁出了一身冷汗——主班最担心的,就是第二天交完班后被领导叫过去,因为那多半是发生了什么差错或其他意外情况。

  我匆忙跑到值班室,只见处长神色凝重地坐在那里。他焦急地问我,昨天有份文件是怎么办理的,为何文件办理系统中查找不到?

  原来有个领导秘书打电话来,说报件部门今天与他沟通一个急件的报批进展,这个文件他昨天上午就送给我们了,怎么到现在报件部门还没有收到。我赶紧查找了昨天办理的所有文件,发现这位领导秘书送来的其他文件都收到了,恰恰缺少他催问的这份文件。我当时就呆住了,“嗡”地一下,脑袋一片空白。

  还是处长有经验,问我是不是把那份文件落在信封里,根本没有拿出来。我们几个同志赶紧把昨天的信封从机要销毁袋里都找了出来,一堆人趴在地上挨个检查。果然发现,那份“要命的”文件竟然真的在其中一个信封里。

  于是,我们抓紧补办,以最快的速度向报件部门反馈了批示件意见。等一切处理完毕,我才真正冷静下来反思:正是由于自己的麻痹大意造成了这次失误,如果不是领导的秘书打电话问,我们很难发现这份被漏办的文件,那样的话,对工作造成的影响将更加难以弥补。

  这次教训,让我真正懂得了“战战兢兢,如履薄冰”的含义。从此以后,我一直“战战兢兢,如履薄冰”地去办理经手的每份批示件。慢慢地,我体会到:“战战兢兢,如履薄冰”不是一种恐惧或害怕,而是一种信念和担当。

                (作者:常青)

  读者视角

  有的工作无功便是过,而文件办理工作却“无过便是功”。

  饶  芳(解放军特种作战学院讲师):

  文件流转无小事,安全责任重如山。一个已经值了一年多主班的“熟手”,因偶然的疏忽,漏取了机要信封中的一份文件。这件事不但对当事人是一个深刻的教训,也给所有从事公文处理工作的人员敲响了警钟。

  文件去哪儿了?——被“麻痹大意”遗忘了

  领导批示件,是领导针对某一问题提出的处理意见,是领导部署、指导、推动工作和作出决策的重要方式之一。秘书工作人员认真办理领导批示件,对推动决策部署的贯彻落实和保障政令畅通具有重要意义。

  然而,日复一日机械重复工作流程,很容易给有关工作人员带来精神上的疲劳,使人像长期绷紧的橡皮筋,逐渐失去了弹性和韧性,若没有足够的对工作意义的理解和责任心的支撑,思想就会变得松懈、麻痹。案例中的当事人就是在这种情形下,“一边办理文件,一边和同事开心地聊天”,使得“错误悄然而至”。可以说,思想懈怠和麻痹大意是造成文件“消失”的直接原因。

  身边有这样一则类似的故事。

  某部保密员小孙取回一批文件,他在清点登记时,发现少了一份秘密级机要件,可翻遍整个文件处理区都未见其踪影。小孙吓出了一身冷汗,脑子开始放电影似的回放……他确定自己在机要局签收时清点过那份机要件,可这份文件是怎么消失的呢?

  当天的机要件格外多,小孙所带的机要包放不下,回单位途中,他只得把包里放不下的一些机要件堆在车后座上。可回程的路况不太好,有几份文件就被颠落在车厢地垫上了。当时,小孙也没太在意,随手捡起文件又放回后座位上。下车后,小孙抱起座位上的机要件就走,会不会当时大意……想到这儿,小孙赶忙奔回车队,找到司机打开车门,果然,那份机要件就躺在地垫的夹缝中。 

  文件去哪儿了?——被“严谨细致”找回了

  案例中,幸亏领导秘书的及时催问和处领导的经验点拨,才使得值主班的当事人发现这份文件的漏取漏办,及时采取了补救措施。无论秘书的催问还是处领导的点拨,都是他们平时严谨细致的工作习惯使然。如果每个机关工作人员都能始终把业务规范内化于心、外化于行,使之成为严谨细致的工作习惯,就能有效防止差错或问题的发生。

  以军队保密室接收文件为例。

  保密室在接收文件时,有一整套制度化的流程,如签收、拆封、登记、分发(呈送)、办理或传阅等。程序并不复杂,要求也比较明确。但在实际工作过程中,却需要时刻严谨细致,注意把握一些细节。

  签收前必须认真核对检查。某军队院校,因与一地方院校名称相近,地理位置也相距不远,曾一年内发生过五起机要局送错机要件的事情。签收前若不认真核对,很容易延误工作。不管用什么方式送来的文件,签收前必须先核对邮件封套上所注的收文单位或姓名,是否应为本单位签收;再核对并清点来件数量,如与《送文登记簿》或《回执清单》上登记的件数是否相符,以及与来文机关及日期是否相符;然后检查邮件封套、封口、密封标签是否完好,“急件”是否在规定时限内送达,等等。

  签收后根据要求拆封也要注意一些细节。发往本机关的机要件,除了标明业务部门签收和领导人“亲启件”之外,其他情况一律由保密室拆封。启封时,要先将信封竖起,使信封内文件集中在不启封的那一侧,以免启封时损伤封内邮件。启封后,注意取净信封内文件等涉密载体和随附的发文通知单等,然后清点份数,并检查来件密级、作者、标题、年月日、受文单位、附件、页数等要素。

  案例中的当事人就是在此环节中忽略了“取净”“清点”“检查”的细节,才导致文件被漏取。

  在文件办理过程中,能否注重细节,把握工作链条各环节的衔接,更有悟性地处理看似机械的作业,既需要工作经验的积累,也是对敬业精神和工作态度的考量。有的工作无功便是过,而文件办理工作却“无过便是功”。每名公文处理人员,都应熟练掌握工作规范和流程,以“战战兢兢、如履薄冰”的工作态度和作风办理好经手的每一份文件。