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秘书该如何做好保密工作

来源: | 发布日期:2013-09-28 | 阅读次数:
 一、秘书保密的范围

秘书保密的范围主要有两大类内容:一是国家秘密;一是工作秘密。

1.国家秘密

所谓国家秘密就是关系国家的安全利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

2.工作秘密

所谓工作秘密,就是在公务活动中产生的,不属于国家秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。对于高管秘书来说,工作机密是比较常见的。

工作秘密分为两类:

一是商业技术秘密

根据《中华人民共和国反不正当竞争法》第十条规定,商业秘密是指不为公众所知悉的,能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。它主要包括:商业工作规划、计划,重要商品的储备计划、库存数量、购销平衡数字,票据的防伪措施,财务会计报表;军用商品的库存量、供应量、调拨数量、流向;商品进出口意向、计划、报价方案,标底资料,外汇额度,疫病检验数据;特殊商品的生产配方、工艺技术诀窍、科技攻关项目和秘密获取的技术及其来源,通信保密保障等。这类秘密一旦泄露,会给企业和当事人造成一定的经济损失。

二是属于领导层内部不宜公开或暂时不宜公开的事项

如正在酝酿而尚未确定的干部人事任免、领导人之间的意见分歧等,这类秘密一旦泄露,往往会给领导工作造成极大的被动。

就秘书工作而言,其保密的范围具体体现为以下几个方面:

(1)文件保密。

(2)会议保密。

(3)新闻报道和出版的保密。

(4)科技和涉外保密。

(5)电讯设备及通讯保密。

(6)经济情报的保密。

(7)电子计算机的保密。

二、泄密的渠道和方式

(一)泄密的渠道

秘书人员泄密的渠道有如下四种:

1.人员泄密

(1)人员在私人交往和通信中泄漏秘密。

(2)工作人员在公共场所泄密。

(3)工作人员违规操作泄密。

2.办公设备泄密

使用无线通信泄密的途径主要有:

(1)明语。明语通信涉及秘密内容,用无线电设备召开内部电话会议、传达秘密文件;

(2)通信密码被人破译,从密码电报中获取大量秘密情报;

(3)报务人员违反通信规定、通信纪律,造成失密。

有线电通信泄密的途径主要有:

(1)电话泄密。在电话中涉及秘密,由于串音或被人窃听而泄密;

(2)架空明线电磁辐射泄密。这种方式可以传输电报、传真、图象、数据等信息,其电磁波虽不及无线电磁波发射得远,但是利用普通的长波接收机在附近空间就可受到。

加强计算机的保密,必须做到以下几个方面:

(1)加强操作计算机的工作人员的培训和教育。

(2)对计算机的放置有一定的要求。

(3)计算机使用过程中的保密。

3.传媒泄密

它也是我国办公室泄密的渠道之一。

4.科技泄密

(二)窃密方式

1.通过窃听和截取通讯网络搜集情报;

2.利用考察、参观的机会搜集情报;

3.窃取出差技术人员的资料;

4.收买内部人员搜集情报;

5.以签订优惠合同为诱饵骗取情报;

6.打入企业内部搜集情报;

7.内部人员盗窃出卖情报;

8.通过形形色色的国际展览会搜集情报。

(三)人员泄密心理动因探析

1.欲望驱使

(1)金钱欲

(2)出国欲

(3)地位欲

(4)显露欲

2.情感冲动

(1)重义泄密

(2)讨好泄密

(3)酒后失控泄密

(4)好胜泄密

3.注意力分散泄密

三、保密措施

(一) 配备必要的保密设备

1. 文件碎纸机

2.现代保密文件柜

3.部门或家庭无线防盗报警系统

4.各种商业密码保密装置

5.网络安全防火墙

6.电子防盗报警系统

7.网络安全隔离计算机

(二)严格遵守保密制度和纪律

1.加强保密教育,重视保密工作。

2.建立保密制度,严格遵守保密纪律。

3.要掌握一定的保密知识。

4.正确处理好对外开放与保密工作的关系。

5.认真处理好信息披露和对外宣传报道的关系。

6.方法上要灵活巧妙。

(三)泄密的查处

如果秘书人员发现失密、泄密、被窃密的情况应该怎么办呢?

首先,秘书人员应当立即报告直接领导,以便及时采取补救或应急措施,并及时报告有关单位。

其次,发生泄密事件的机关、单位,应当迅速查清其所涉及的秘密的内容和密级、造成或者可能造成危害的范围和严重程度,搞清事件的主要情节和有关责任者,并及时采取补救措施,同时报告有关保密工作部门和上级机关。以便尽可能地将泄密所造成的损失降到最低限度。